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关于印发《beat365中文版官方网站各二级学院、各部门办公室管理规定》的通知

2020-08-20 11:22:38 | 浏览:

作者:黄丽娟录入  来源:校长办公室

桂工程院〔2020〕26号

  

校属各单位:

  现将《beat365中文版官方网站各二级学院、各部门办公室管理规定》,印发给你们,请遵照执行。

                                                                   beat365中文版官方网站

                                                                    2020年8月17日

  beat365中文版官方网站各二级学院、各部门办公室管理规定

  为加强和规范学校各二级学院、各部门办公室管理,改进工作作风,增强服务意识、质量意识和责任意识,树立良好的办公室形象,提高办公效率,保证各项工作有序、高效运行,结合学校实际,特制定本规定。

  第一条 办公室工作人员要认真贯彻执行党和国家的路线、方针、政策,遵守国家法律法规和学校各项规章制度,不利用工作或职务之便为自己或亲属谋取私利。

  第二条 明确工作职责,依照工作职责开展工作,保证办公室各项工作有效开展。

  第三条 尊重领导,尊重同事,工作主动热情、细致周到、团结协作,互帮互助、齐心协力开展办公室各项工作。

  第四条 加强学习,严格考核。办公室工作人员应不断加强自身的政治业务学习,不断提高思想政治素质和业务水平。办公室工作人员一般性日常考核由本办公室负责人负责管理,总体考核由学校党委组织部、人力资源处依照学校人事考核制度组织实施。

  第五条 遵守办公室工作人员日常行为规范。

  (一)仪表规范

  1.要注意自身形象,要求服饰规范,仪表大方,不着奇装异服,不着吊带、背心、超短裙等上班;

  2.注意个人卫生,衣帽整洁、仪容端庄、大方,充满自信。

  (二)语言规范

  1.工作期间使用普通话交流,注意用语规范,语气温和,音量适中,严禁大声喧哗;言谈要文雅、大方,严禁讲粗言秽语;说话时要态度诚恳,面带微笑;

  2.常用交往语言:您好,早上好,晚上好,再见,请问,请您,谢谢,劳驾,对不起,打扰您,请稍侯,请登记,我马上联系,请放心,请谅解等。

  (三)电话接待规范

  1.电话铃响时应尽快接听,通话时先问候;

  2.正确、迅速、谨慎地进行来电处理。对方讲述时要留心听,未听清时及时告知对方,清楚对方的意图和需要;要编制接听电话记录本,重要电话应做好接听记录,对自己不能处理的电话要坦白告知并及时交给能处理的人;

  3.通话要简明扼要,不得在电话中聊天;

  4.接听电话时,如果有人走进办公室,应点头致意,不得置之不理;通话结束时,应礼貌道别,等对方挂下电话后轻轻放下手柄。

  (四)来访接待规范

  1.遇有外来来访人员进入办公区域时,应主动礼貌问询具体事宜,转告相关部门负责接待;

  2.接待来访要认真负责、热情周到、不卑不亢、言行得体,严守机密;

  3.接待来访时语言表达要清楚,交谈多用敬语,不因语言造成误解;

  4.根据学校有关规定对来访人的要求进行处理或回复。

  5.待人接物要讲文明礼貌。对其他部门和外来人员要热情接待,态度和蔼,能办的事情不推诿,不能办的事情要耐心解释。

  (五)办公纪律规范

  1.上班须佩带校徽或校牌,凭校徽或校牌进出校门;不得随意出借、转让、制作或出售校徽、校牌,一经发现学校将给予严肃处理。

  2.严格遵守学校考勤制度和坐班制度。上班时间应坚守岗位,按时上下班,不能无故离岗、串岗,不得迟到、早退、缺勤、旷工。凡因事、因病不能到岗者,必须履行请假手续,写明请假事由,经批准后方可离开。无故不到岗或到岗后(打卡后)擅离岗位者,按旷工处理。

  3.保持良好的工作秩序。不得在办公室内打闹、喧哗、闲聊、吃零食,不得在上班时间上网聊天、玩手机、玩游戏、网购、网售、炒股、浏览与工作无关的网页,不得在上班时间做其他与工作无关的事情,确保办公环境安静有序。

  4.不得因私事长期占用办公电话,不能因私事长期使用个人手机电话聊天。

  5.办公室门口应按规定悬挂去向牌,去向牌要随时记录和更新办公室人员的去向。办公室人员外出办事前须向院部负责人报告外出事由、外出时间及预计完成时间,得到允许后方可外出。事情办理完成后要按时返岗上班。因私事外出的,需按程序办理请假手续。

  6.无工作需要不得进入学校领导办公室、会议室、接待室。

  7.每天工作时间开始前和下班后,应做好个人工作区内的卫生保洁工作,保持物品摆放整齐,桌面清洁,离开办公室时应将办公椅随手归位。

  8.注意办公室安全,最后离开办公室的人员应检查门窗、水电、办公设备电源等的关闭情况。

  9.办公区域禁止吸烟,吸烟应到规定的区域或者卫生间、户外等。

  10.厉行节约,反对浪费,从“节约一滴水、珍惜一度电、节省一张纸、不浪费一粒粮、不乱花一分钱”做起,从小事做起,节能降耗。

  第六条 加强办公室资产管理。

  (一)各办公室工作人员均有保护办公各类设备、用品、财产安全及按规定管理和操作的义务,要爱护公物,注意防火、防水、防盗、防丢失及防人为损坏。凡人为损坏或人为造成丢失的,按照“谁使用、谁负责”的原则,由个人承担责任,负责维修或赔偿。行政办公电脑、复印机等由专人负责操作、维护和管理。工作人员下班后或长时间离开办公室时,应注意关门、关窗、关灯、关机及切断设备电源。由于通电时间过长导致设备损坏的由设备使用人负责赔偿。

  (二)下班时,办公室所有的电脑显示器、打印机、复印机等须整齐披盖上防尘罩或防尘布。

  (三)办公室闲置电脑、打印机、桌椅等须主动归还到归口部门,由归口部门统一管理和调配。

  (四)发现办公设备(包括通讯、照明、电脑、打印机等)损坏或发生故障时,应立即向维修归口管理部门报修,及时解决维修问题。

  (五)淘汰的办公设备、设施应及时与归口管理部门联系,办理回收手续;报废的办公设备、用品按有关管理规定及时清理、报废。

  第七条 保持办公室内部环境整洁、卫生。

  (一)精心设计办公物品摆放位置。办公桌椅、电脑、沙发、文件柜、书籍、资料、笔记本等各项办公用品要摆放整齐到位,做到有序、整齐、美观。与办公无关的私人物品尽量不要在办公室内摆放。

  (二)保证墙面、桌面、地面干净、整洁。安排人员轮流值日,对室内卫生进行经常性打扫,每周开展一次大扫除、大清洁活动,当日卫生垃圾必须当日清理,拖把、扫帚、垃圾篓、垃圾铲等清洁工具要勤清洗,整齐置于不显眼的位置摆放;办公桌椅、沙发、文件柜等做到无灰尘,无杂物堆放,墙壁、天花板、门窗无蜘蛛网,地面无杂物堆放,墙上无与工作无关的画册、物件悬挂、张贴。

  (三)所有人员都应自觉维护环境卫生,均有义务完成个人物品的卫生清洁、整理工作,保持办公区域的清洁、卫生、整齐、井然有序。

  第八条 严守学校保密制度。

  (一)对重要的文件资料要注意保密,及时收存,严禁外传;学校限定人员传阅的文件、资料等要注意保存,其他人员不得随意翻阅;学校限定人员知晓的事项要注意保密,不得随意散布。

  (二)尚在讨论研究或已形成统一意见,但尚未公布或发文的事项,不得擅自在校内扩散和公开。

  (三)不得以任何形式向外界泄露学校下发的文件,印发的内部资料,未对外公布的内部事项或其他机密。

  (四)各办公室由院部负责人或安排专人负责收发文,收发文人员应尽量通过口头或会议形式传达文件精神,不能随意将收发文邮箱密码或公文转发给其他工作人员和无关人员。

  第九条 本规定自印发之日起实施。2008年4月18日印发的《beat365中文版官方网站办公室管理若干暂行规定》(桂工程院〔2008〕13号)和2014年11月14日印发的《关于加强学院办公室建设与管理的补充规定》(桂工程院〔2014〕31号)同时废止。

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