<>
您当前的位置:首页 > 学校概况 > 通知公告

关于进一步规范会议记录和会议纪要工作的通知

2020-06-16 11:13:49 | 浏览:

作者:黄丽娟录入  来源:校长办公室

  桂工程校办〔2020〕13号

校属各单位:

  为进一步加强公文管理,规范会议记录和会议纪要工作,提高会议记录和会议纪要质量,推进学校会议过程性资料建设,现将会议记录、会议纪要行文规范相关事项通知如下:

  一、会议记录

  (一)适用范围

  1.董事会、校长办公会、校领导专题工作会;

  2.学校各领导小组、工作小组、专门委员会等议事协调机构重要会议;

  3.部门议事决策会议;

  4.其他需要过程性记录的会议。

  (二)会议记录内容

  会议记录内容包括标题、会议组织情况、会议内容和结尾四部分。

  1.标题。要注明会议全称。

  2.会议组织情况。包括会议时间、地点、主持人、出席人、列席人、缺席人、记录人等。出席人是指按照规定必须参加会议的人员,有发言权、表决权。列席人是指不属于会议成员,但与会议有关,需要参加会议的人员,有发言权,无表决权。所有人员均要写出全名。缺席者应注明原因。

  3.会议内容。包括会议议题,主持人讲话内容,汇报人姓名及汇报内容,与会人员发言、讨论情况,决议事项等。与会人发言如有书面讲稿或会议材料,可作为会议记录的附件。

  4.结尾。会议结束,要另行空两格写“本次会议结束”或“散会”等字样。在本次会议记录右下方,由会议主持人、记录人签名。

  (三)会议记录要求

  会议记录的基本要求是:要素齐全,要点清晰,要旨不漏,保持原意,反映原貌。

  1.要实事求是,客观完整。尽可能完整地记下发言者的原话,忠实于发言者的原意,客观地记载会议情况,真实地反映会议的内容和过程,不得任意增删和改动;记录要用词准确、层次清楚、语句通顺,不能产生曲解和疏漏,更不能支离破碎,言不及义,挂一漏万,丧失依据作用;要突出重点,有详有略,重要的内容和发言要详记,主要领导的发言、对关键问题、有争议问题的发言,要准确记下原话。对没听清楚或发言者表达不清楚的,不能凭主观想象任意推断,应找发言者本人进行核实。休会和复会等会议进行情况要记清,以便准确反映会议进行情况。

  2.要书写整洁,一目了然。会议记录的书写格式应符合规范,书写尽可能工整,字迹清晰,不能出现涂写、修改、撕页、插页等痕迹。不同会议、不同议题、不同与会者的发言、不同发言内容,分页、段落、起行要清晰明了。记录与会者的发言,要另行写发言者姓名、冒号,然后按照发言人表述的观点、原因、结论等分段记录发言内容,不要不分段落,一段到底。

  3.要妥善保管,及时归档。会议记录本一般不跨年使用,应专人保管并及时归档,防止丢失损坏;同一类别会议的记录本规格、式样应相对统一和固定。不同种类的会议,记录本应当分开,并在封面标明会议类别;用完后须按使用先后顺序编号保存;研究讨论重要事项的会议,采用无记名投票表决方式进行的,则投票表决的原始资料也应一并保管(或归档)备查。如有其他会议资料,也应一并归档备查。对发生记录本丢失、损毁、泄密情况的,应追究记录本保管人员的责任。

  4.要专人记录,严格保密。会议记录应指定专人负责,记录人员要具有政治素质好、组织纪律强、熟悉业务、认真负责、忠诚勤奋的良好品行。记录人员对会议记录的真实性和完整性承担责任。记录人员一经确定,一般不得随意更改。会议记录保管人员工作变动时,应及时办理交接手续;会议记录人不得随意外传会议内容;任何无关人员未经允许不得阅看会议记录,如确需查询,须经单位党政主要负责人同意后在一定范围内公开,或按照信息公开中“依申请公开”相关规定办理。

  二、会议纪要

  (一)适用范围

  1.学校董事会、校长办公会、校领导专题工作会;

  2.学校各领导小组、工作小组、专门委员会等议事协调机构重要会议;

  3.部门议事决策会议;

  4.其他需要制发会议纪要的重要会议。

  (二)会议纪要的效力

  会议纪要是学校开展各项工作的重要文件依据,具有强制力和约束力,校内各单位须严格执行和贯彻落实。

  (三)会议纪要内容

  会议纪要内容由标题、导言、文号格式、制文时间、正文、会议成果及议定事项、结尾等七部分组成。

  1.标题。由“会议名称+纪要”构成,可采用两种格式,一是会议名称+纪要,如《校园安全工作会议纪要》;二是把会议的主要内容在标题里揭示出来,如关于***的纪要。

  2.导言。主要介绍会议的基本情况,包括时间、地点、主持人、参会人员、讨论的问题。

  3.文号格式。文号写在标题的正下方,由年份和序号组成,用阿拉伯数字全程标出,如〔2020〕1号。办公纪要对文号一般不做必须的要求,但在办公例会中一般要有文号,如“第*次”。

  4.制文时间。可以写在标题的下方,也可以写在正文的右下方、主办单位的下面,要用阿拉伯数字写明年月日。

  5.正文。纪要的主题部分,是对会议的主要内容、主要精神、主要原则及基本结论和今后任务等进行具体的综合和阐述。

  6.会议成果及议定事项,应逐项列出。

  7.结尾。一般是作出安排和部署、提出号召和希望。

  (四)会议纪要要求

  1.要真实准确,客观完整。纪要是以整个会议的名义表述的,必须概括会议的共同决定,反映会议的全貌。凡没有形成一致意见的问题,都需要分别论述并写明分歧所在。属于介绍性的文字,可以灵活自由叙述。属于引用型文字,必须忠于发言原意,不能篡改或强加于人。

  2.要突出要点,详略得当。纪要内容必须做到全而精,详略得当,突出要点,围绕会议记录来整理、提炼和概括,避免冗长拖沓,避免不必要的文辞修饰等,切忌流水账,以便在传达会议精神、查阅会议资料时更精准、更高效。

  3.要行文规范,用词准确。会议纪要是根据会议情况综合而成的,撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括,一般采用第三人称写法,要求用词准确、逻辑清晰、条理清楚、语句通顺、简明扼要、突出重点,语意不能使人产生歧义。正文表述常以“会议”作为主体,使用“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“会议要求”、“会议号召”、“会议决定”等惯用语。

  4.要完善流程,及时归档。不同会议纪要要分别指定专人起草,并按照既定流程逐级审核签字确认。纪要的印发、抄送必须在规定时间内及时完成。要在起草单位存档,并每年向学校综合档案室移交。

  (五)会议纪要的形成时限

  会议纪要须在会议结束后2个工作日内完成。

  (六)会议纪要的印发

  会议纪要形成后,如需在一定范围内印发,则按照公文发文处理流程办理。根据实际情况,确有必要的,会议承办单位可将纪要初稿提交各参会单位负责人会签,由会议承办单位的分管校领导(主持会议的校领导)签发,呈学校党政主要领导和相关校领导阅,并分送相关单位执行。如不需印发,则印制后做好存档工作。

  附件:1.会议记录模板

           2.会议纪要模板

                                                                                                    beat365中文版官方网站校长办公室

                                                                                                          2020年6月10日

       附件1

附件1会议记录模板.docx
3204f7bbeb012fd607cbe5f9e1236673.docx (14.97 KB)

      
       附件2

附件1会议记录模板.docx
3204f7bbeb012fd607cbe5f9e1236673.docx (14.97 KB)

Copyright© 2007.4-2025.4 版权所有 beat365中文版官方网站   网站备案/许可证号:桂ICP备08102409号-1  桂公网安备45102302000022  维护:网电中心

学校地址:广西平果市大学城大学路1号 电话:0776-5680888 邮编:531499

校办电话:0776-5588685/5588681传真5588696

     

学校微信